Administração do Tempo – Gestão do Tempo

A cada dia que se passa a conversa parece ser a mesma “estou sem tempo para realizar minhas tarefas”, alguns ainda defendem que a quantidade de horas diminuiu com o passar dos anos. Várias justificativas são criadas para legitimar a “falta de tempo” na realização dos compromissos diários. O tempo é algo que vem sendo discutido por vários séculos e as discussões sempre foram acaloradas. O tempo inclusive já ganhou representantes nas mais variadas culturas, tendo grande representatividade na mitologia grega por meio do deus Chronos. Verdade é que não podemos resgatar o tempo perdido, tão pouco trazer o futuro para o presente!

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Estabelecendo metas e objetivos para Administrar o Tempo

Com a noção de tempo e produtividade acabou surgindo à necessidade de administrarmos o tempo. Nunca foi tão imperioso dar destaque a esta tarefa como hoje vem sendo feito.

Alguém só irá adotar a Administração do Tempo, se estiver sendo prejudicada por uma má gestão, ou se quiser obter resultados cada vez mais positivos. Para conseguir progressos é preciso ter em mente que existem metas e objetos a serem perseguidos.

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Se alguém deseja perder peso precisa fazer um regime e praticar exercícios físicos, se alguém quer melhorar de uma gripe, precisa tomar os remédios e seguir as orientações médicas. Para alcançar metas e objetivos é preciso fazer uma organização e planejamento para que elasse concretizem. E a administração do tempo é uma metodologia indispensável para obter o sucesso nesta empreitada. Mas, antes de utilizar qualquer metodologia ou ferramenta é precisosaber quais são os objetivos que desejamos alcançar. Sem a motivação necessária nada será alcançado. Antes de existir um plano é preciso que exista um sonho!

Etapas para Administração do Tempo

1) Estabelecendo Prioridades

Não há nenhum segredo, tão pouco fórmula mágica para fazer com que o dia seja mais eficiente, na verdade não é o dia que tem de ser mais eficiente é o planejamento e a execução. Portanto é preciso estabelecer prioridades. Uma das formas de realizar isso é por meio de uma análise minuciosa das tarefas que realizamos cotidianamente. Uma sugestão é utilizar uma folha de papel A4, e fazer algumas anotações. Separar os dias da semana em colunas, de segunda a domingo e listar todas as atividades que fazemos, desde o momento que acordarmos até a hora de nos deitarmos para dormir.

Com isso, é possível identificar quais as tarefas que ocupam nosso dia e quais delas dedicamos mais tempo. Depois de feita esta triagem é preciso sair cortando as atividades quem não estão contribuindo para a realização de nossos objetivos pessoais e profissionais. Talvez, ficar quatro horas por dia nas redes sociais não seja tão interessante para quem quer passar no vestibular, ou ainda comparecer aos rodízios das sextas quando se quer perder peso.

O segredo para manter um bom equilíbrio é saber dosar atividades profissionais com pessoais e destacar as prioridades. Se sua meta é realmente importante, então será preciso focar nela a quantidade de horas necessárias.

Crie uma nova lista apenas com as atividades mais importantes e essenciais. É preciso deixar de lado pequenas manias que tomam nosso tempo e refletir se realmente todas as manhãs precisamos ler em três jornais diferentes o caderno de esportes. Ou se o curso de origami é algo que agrega valor ao currículo.

Por meio do estabelecimento de prioridades, será possível “encontrar o tempo onde antes não tinha”!

2) Planejamento e Execução

Após estarmos com a nova lista de tarefas contendo nossas prioridades é hora de planejar e executar. Com o planejamento é possível utilizar um método e ordenar todas as tarefas, depois ficará mais fácil de executar. Por isso, defina metas de curto, médio e longo prazo e dilua essas metas no seu roteiro de atividades diárias, revise as etapas e acima de tudo execute. Deixar um planejamento só no papel de nada adianta. Inicie assim que concluir o roteiro.

FERRAMENTAS QUE AUXILIAM NA GESTÃO DO TEMPO

Feito todo o planejamento, será preciso algumas ferramentas que possibilitem um melhor controle e eficiência. As ferramentas mais utilizadas e essências são calendários, agendas, bloco de notas, aplicativos e programas para computadores e smartphones. Citaremos algumas das ferramentas que acreditamos serem vitais para a melhora na Administração do tempo.

A agenda é primordial, pois é nela que será possível registrar todos os compromissos, datas especiais, reuniões, encontros, palestras, trabalhos, prazos, projetos, etc.

Coloque as três atividades mais importantes do dia para as primeiras horas, sempre tente realizar o que for mais importante no início do dia, assim poderá focar nestas tarefas e depois que concluir, terá o restante do dia para fazer outras tarefas de menor importância. Se você trabalha com prazos, aconselhamos a colocar os prazos entre as suas três tarefas mais importantes.Viver esquecendo as coisas é muito comum para quem tem vários compromissos. Contudo, a agenda é uma ótima ferramenta para não perder de vista os compromissos.

A administração no trabalho é um dos pontos que devem ser priorizados. Comparecer pontualmente a reuniões, entregar prazos com antecedência, manter um alto nível de produtividade são metas que devem ser almejadas por qualquer profissional. E a Administração do tempo ajudará na concretização destas posturas. Administrar o tempo parece algo impossível, mas não é! Na verdade é difícil e requer muita disciplina. Algumas dicas devem ser seguidas para que tais pretensões sejam realizadas:

  •  Sempre anotar os compromissos em uma agenda e fazer uma checagem diária.
  • Estabelecer horários para dormir e para acordar.
  • Criar rotinas na realização das tarefas mais simples as mais complexas.
  • Criar horários específicos, de duas a três vezes por dia para esvaziar a caixa de entrada do e-mail e os recados das redes sociais.
  • Quando estiver utilizando o computador, deixar o navegador fechado e qualquer rede social ou chat inativo. É preciso se concentrar nas planilhas e editores de texto. O momento do trabalho não pode ser confundido com o momento de lazer ou de uso pessoal da internet.

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